Noves obligacions dels sistemes de facturació

Antecedents

En 2021 es va introduir l’obligació, tant per als productors de programari com per als usuaris, que els sistemes i programes que suportin els processos de facturació (SIF) de les empreses i autònoms garanteixin la:

• integritat,
• conservació,
• accessibilitat,
• llegibilitat,traçabilitat
• i inalterabilitat dels registres de facturació.

Aquests SIF estan dissenyats perquè els registres de facturació introduïts en ells no puguin ser modificats.

Desenvolupament reglamentari. L’obligació d’utilitzar programes de facturació certificats es va desenvolupar reglamentàriament en2023, establint les característiques que han de tenir aquests programes. Finalment, el 28 d’octubre de 2024 es va aprovar l’ordre ministerial que fixa els requisits i especificacions tècniques que han de complir-se.

Entrada en vigor

Estava previst que aquestes noves obligacions s’aplicarien als nou mesos a comptar des de la publicació en el BOE. Per tant, en principi anaven a ser aplicables a partir de juliol de 2025.

No obstant això, el Ministeri d’Hisenda ha fet pública una nota informativa en la qual proposa retardar aquests terminis ja sí que donar temps tant als afectats com a la pròpia Hisenda per a adaptar-se a les noves exigències dels SIF. Així doncs, ara està previst que els terminis finals siguin els següents:

• Per als contribuents de l’Impost de societats, les noves obligacions relatives als SIF seran aplicables a partir de l’1 de gener de 2026.
• Per a la resta d’obligats, com a autònoms i contribuents de l’Impost sobre la Renda de no Residents, seran aplicables a partir de l’1 de juliol de 2026.
  

Règim sancionador. Tingui en compte que, una vegada que entri en vigor aquesta nova obligació, la utilització de sistemes o programes informàtics o electrònics de facturació que no s’ajustin als nous requisits tècnics dels SIF pot donar lloc a la imposició d’una sanció específica de 50.000 euros per cada exercici en què s’hagin utilitzat.

A qui afecta?

Empreses i autònoms. Estaran obligats a utilitzar els nous SIF la majoria d’empreses i autònoms. I aquests sistemes afectaran tant les factures emeses a empreses com a les emeses a consumidors finals.

• Els contribuents de l’Impost de societats (IS), amb l’excepció de les entitats totalment exemptes. Les parcialment exemptes (com a fundacions o associacions) estaran sotmeses a aquesta obligació per les rendes no exemptes.
• Els contribuents de l’IRPF que desenvolupin activitats econòmiques.
• Els contribuents del IRNR que obtinguin rendes a Espanya mitjançant un establiment permanent.
• Les entitats en règim d’atribució de rendes (com les comunitats de béns o les comunitats de propietaris) quedesarrollen activitats econòmiques.

Qui no haurà d’utilitzar-los?

La normativa estableix algunes excepcions a la utilització obligatòria dels nous SIF. Entre altres, no estaran obligats a utilitzar-los:

• Els contribuents que portin els seus llibres registro de factures emeses i rebudes a través del sistema de Subministrament Immediat d’Informació (SII), sigui de manera obligatòria o voluntària.
• Els contribuents adscrits al règim d’agricultura, ramaderia i pesca i els que tributin en recàrrec d’equivalència i règim simplificat d’IVA.
• Els contribuents o sectors d’activitat que hagin obtingut una autorització especial de la AEAT per a no utilitzar un SIF per raons tècniques o operatives.
  

Encara que la norma no ho digui expressament, cal entendre que els nous SIF tampoc seran obligatoris per a aquells contribuents que generen les seves factures exclusivament de manera manual, sense emprar per a això un sistema informàtic de facturació.

EN QUÈ CONSISTEIXEN?
Característiques dels nous SIF

Per a saber si un sistema de facturació compleix amb els nous requisits legals, l’empresa proveïdora del programari haurà de certificar aquesta circumstància mitjançant una declaració responsable
que haurà de trobar-se de manera llegible i individualitzada en el propi sistema informàtic.A partir del moment en què resulti obligatòria la utilització dels nous SIF, els contribuents que hagin d’utilitzar-los podran optar entre dos tipus de sistemes:

• Sistemes no verificables. Una opció és recórrer a sistemes SIF que no remetin els registres de facturació a Hisenda. Aquests sistemes, considerats no verificables, han de complir nombrosos requisits tècnics que garanteixin la integritat i inalterabilitat dels registres.
• Sistemes Verifactu. Una altra alternativa són els sistemes informàtics Verifactu, que es consideren verificables en la mesura en què remeten els registres a Hisenda per mitjans electrònics de forma continuada, segura, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent.

En els sistemes Verifactu els requisits tècnics són una mica menys exigents que en els no verificables, però aquests sistemes Verifactu suposen l’enviament automàtic dels registres a Hisenda.

Opció. S’entén que un contribuent opta per donar-se d’alta en un sistema Verifactu si inicia la remissió sistemàtica dels seus registres a través de la seu electrònica d’Hisenda. En aquest cas, l’ús del sistema Verifactu ha de mantenir-se almenys fins al 31 de desembre de l’any de l’alta (pot ser revocat després).

Altres aspectes

Factures verificables.
Quan s’hagi optat per un sistema Verifactu, les factures emeses inclouran l’esment “Facturaverificable en la seu electrònica de la AEAT” o “VERIFACTU”. D’aquesta manera, el receptor podrà comprovar la seva veracitat en lasede electrònica de la AEAT mitjançant un codi “QR” que constarà en la factura.

Dades a incloure.
La nova normativa estableix un contingut mínim de cada registre de facturació emès a través d’un SIF, similar al que s’exigeix a les empreses acollides al SII. D’altra banda, l’obligació d’utilitzar un SIF per a l’emissió de factures s’estén tant a les factures completes com a les simplificades (antics tiquets).

Comprovacions.
Finalment, és molt probable que les empreses que optin per un sistema Verifactu tinguin menys possibilitats de ser comprovades per Hisenda que si recorren a sistemes no verificables. En cas de comprovació, a altra de poder requerir que se li enviï còpia dels registres de facturació, Hisenda podrà personar-se en el lloc on s’utilitzi el sistema informàtic i exigir l’accés complet i immediat a aquests registres, obtenint, si és el cas, el codi d’usuari, la contrasenya i qualsevol altra clau de seguretat que fos necessària.

Qualsevol dubte que els sorgeixen respecte a aquest tema no dubtin a dirigir-se a nosaltres, telefònicament a Carles Monfort Codina o al seu e-mail cmc@btsasociados.com, estarem encantats a atendre’ls.