Nuevas obligaciones de los sistemas de facturación

Antecedentes

En 2021 se introdujo la obligación, tanto para los productores de software como para los usuarios, de que los sistemas y programas que soporten los procesos de facturación (SIF) de las empresas y autónomos garanticen la:

• integridad,
• conservación,
• accesibilidad,
• legibilidad,
• trazabilidad
• e inalterabilidad de los registros de facturación.

Estos SIF están diseñados para que los registros de facturación introducidos en ellos no puedan ser modificados.

Desarrollo reglamentario. La obligación de utilizar programas de facturación certificados se desarrolló reglamentariamente en2023, estableciendo las características que deben tener dichos programas. Finalmente, el 28 de octubre de 2024 se aprobó la orden ministerial que fija los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplirse.

Entrada en vigor

Estaba previsto que estas nuevas obligaciones se aplicarían a los nueve meses a contar desde la publicación en el BOE. Por tanto, en principio iban a ser aplicables a partir de julio de 2025.

No obstante, el Ministerio de Hacienda ha hecho pública una nota informativa en la que propone retrasar estos plazos ya sí dar tiempo tanto a los afectados como a la propia Hacienda para adaptarse a las nuevas exigencias de los SIF. Así pues, ahora está previsto que los plazos finales sean los siguientes:

• Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, las nuevas obligaciones relativas a los SIF serán aplicables a partir del 1 de enero de 2026.
• Para el resto de obligados, como autónomos y contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, serán aplicables a partir del 1 de julio de 2026.

Régimen sancionador. Tenga en cuenta que, una vez que entre en vigor esta nueva obligación, la utilización de sistemas o programas informáticos o electrónicos de facturación que no se ajusten a los nuevos requisitos técnicos de los SIF puede dar lugar a la imposición de una sanción específica de 50.000 euros por cada ejercicio en que se hayan utilizado.

¿A quién afecta?

Empresas y autónomos. Estarán obligados a utilizar los nuevos SIF la mayoría de empresas y autónomos. Y dichos sistemas afectarán tanto a las facturas emitidas a empresas como a las emitidas a consumidores finales.

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), con la excepción de las entidades totalmente exentas. Las parcialmente exentas (como fundaciones o asociaciones) estarán sometidas a esta obligación por las rentas no exentas.
• Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas en España mediante un establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes o las comunidades de propietarios) quedesarrollen actividades económicas.

¿Quién no deberá utilizarlos?

La normativa establece algunas excepciones a la utilización obligatoria de los nuevos SIF. Entre otros, no estarán obligados a utilizarlos:

• Los contribuyentes que lleven sus libros registro de facturas emitidas y recibidas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), sea de forma obligatoria o voluntaria.
• Los contribuyentes adscritos al régimen de agricultura, ganadería y pesca y los que tributen en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA.
• Los contribuyentes o sectores de actividad que hayan obtenido una autorización especial de la AEAT para no utilizar un SIF por razones técnicas u operativas.

Aunque la norma no lo diga expresamente, cabe entender que los nuevos SIF tampoco serán obligatorios para aquellos contribuyentes que generan sus facturas exclusivamente de forma manual, sin emplear para ello un sistema informático de facturación.

¿EN QUÉ CONSISTEN?

Características de los nuevos SIF

Para saber si un sistema de facturación cumple con los nuevos requisitos legales, la empresa proveedora del software deberá certificar dicha circunstancia mediante una declaración responsable
que deberá encontrarse de manera legible e individualizada en el propio sistema informático.
A partir del momento en que resulte obligatoria la utilización de los nuevos SIF, los contribuyentes que deban utilizarlos podrán optar entre dos tipos de sistemas:

• Sistemas no verificables. Una opción es recurrir a sistemas SIF que no remitan los registros de facturación a Hacienda. Dichos sistemas, considerados no verificables, deben cumplir numerosos requisitos técnicos que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros.
• Sistemas Verifactu. Otra alternativa son los sistemas informáticos Verifactu, que se consideran verificables en la medida en que remiten los registros a Hacienda por medios electrónicos de forma continuada, segura, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

En los sistemas Verifactu los requisitos técnicos son algo menos exigentes que en los no verificables, pero dichos sistemas Verifactu suponen el envío automático de los registros a Hacienda.

Opción. Se entiende que un contribuyente opta por darse de alta en un sistema Verifactu si inicia la remisión sistemática de sus registros a través de la sede electrónica de Hacienda. En ese caso, el uso del sistema Verifactu debe mantenerse al menos hasta el 31 de diciembre del año del alta (puede ser revocado después).

Otros aspectos

Facturas verificables.
Cuando se haya optado por un sistema Verifactu, las facturas emitidas incluirán la mención “Facturaverificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”. De este modo, el receptor podrá comprobar su veracidad en lasede electrónica de la AEAT mediante un código “QR” que constará en la factura.

Datos a incluir.
La nueva normativa establece un contenido mínimo de cada registro de facturación emitido a través de un SIF, similar al que se exige a las empresas acogidas al SII. Por otro lado, la obligación de utilizar un SIF para la emisión de facturas se extiende tanto a las facturas completas como a las simplificadas (antiguos tiques).

Comprobaciones.
Por último, es muy probable que las empresas que opten por un sistema Verifactu tengan menos posibilidades de ser comprobadas por Hacienda que si recurren a sistemas no verificables. En caso de comprobación, a demás de poder requerir que se le envíe copia de los registros de facturación, Hacienda podrá personarse en el lugar donde se utilice el sistema informático y exigir el acceso completo e inmediato a dichos registros, obteniendo, en su caso, el código de usuario, la contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria.

Cualquier duda que les surgen respecto a este tema no duden en dirigirse a nosotros, telefónicamente a Carles Monfort Codina o a su e-mail cmc@btsasociados.com, estaremos encantados en atenderles.